MINISTERE DE L’ADMINISTRATION DU TERRITOIRE ET DE LA SECURITE PUBLIQUE * Décret n° 660PR/PM/MATSP/2015 fixant les modalités d’application de la loi n° 008/PR/2013 du 10 mai 2013, portant organisation de I’état-civil en République du Tchad

Le Président de la République, Chef de l’Etat,

Président du Conseil des Ministres,

 

– Vu la Constitution ;

– Vu la loi n° 008/PR/2013 du 10 mai 2013 portant organisation de l’Etat-civil en République du
Tchad ;

– Vu le décret n° 1117/PR/2013 du 21 novembre 2013 portant nomination d’un Premier Ministre, Chef du Gouvernement ;

– Vu le décret n° 1061/PR/PM/2014 du 11 septembre 2014 portant remaniement du Gouvernement ;

– Vu le décret n° 283/PR/PM/2014 du 02 mai 2014 portant structure générale du Gouvernement et Attributions de ses membres et les textes modificatifs subséquents ;

– Vu le décret n° 1248/PR/PM/MATSP/2014 du 08 octobre 2014 portant organigramme du Ministère de l’Administration du Territoire et de la Sécurité Publique ;

– Sur proposition du Ministre de l’Administration du Territoire et de la Sécurité Publique ;

– Le Conseil des Ministres entendu en sa séance du 11 décembre 2014.

 

D E C R E T E :

 

Article 1er : Le présent décret est pris en application de l’article 75 de la loi n° 008/PR/2013 du 10 mai 2013, portant organisation d’état-civil en République du Tchad.
Chapitre I : DES MODALITES DE FONCTIONNEMENT DES CENTRES D’ETAT-CIVIL


Article 2
: Le service public d’état-civil, sur l’ensemble du territoire national et dans les représentations diplomatiques et consulaires du Tchad à l’étranger, est organisé en centres principaux et secondaires d’état-civil, et fonctionne conformément aux dispositions ci-après :
Article 3 : Dans les centres principaux, les fonctions d’officiers d’état-civil sont remplies par le Maire et les maires des communes d’arrondissement dans les centres urbains, le Président du Conseil Rural dans les communautés rurales, le sous-préfet, dans le cas où la sous-préfecture érigée en commune n’est pas fonctionnelle, les ambassadeurs et consuls dans les représentations diplomatiques et consulaires.
Ces officiers d’état-civil peuvent, conformément à la loi et textes subséquents sur l’état-civil, déléguer à un ou plusieurs agents d’état-civil assermentés, les fonctions qu’ils exercent en tant qu’officier d’état-civil pour la tenue des registres des naissances, des décès et tout acte relevant d’état-civil.
Article 4 : Dans les centres secondaires, les fonctions d’officier d’état-civil sont remplies par le Chef d’Arrondissement municipal et le Président du Conseil Rural.
Ces fonctions peuvent être déléguées à des agents d’état-civil assermentés ou, le cas échéant, à des fonctionnaires et agents de I’ administration.
L’officier d’état-civil d’un centre secondaire exerce ses fonctions sous le contrôle et la responsabilité de l’officier d’état-civil du centre principal auquel son centre est rattaché.

Article 5 : Les officiers d’état-civil des centres principaux et secondaires peuvent constater les mariages coutumiers et religieux, recevoir les déclarations des naissances et des décès, dresser les actes correspondants et effectuer sur les registres de l’année en cours les mentions y afférentes.
Seuls les officiers d’état-civil des centres principaux sont compétents pour célébrer les mariages, dresser les actes correspondants et effectuer les transcriptions et mentions y afférentes.
Nonobstant les dispositions ci-dessus, le Ministre en charge d’état-civil peut fixer par décision, si les conditions l’exigent, les centres secondaires qui sont habilités à célébrer les mariages.
Article 6 : Dans le ressort de sa circonscription et de sa compétence, la fonction de l’officier d’état-civil consiste à :
– recevoir les déclarations de naissance,

les déclarations de décès et d’en dresser

acte ;

– transcrire les dispositions des jugements

relatifs à l’état des personnes et d’en

dresser acte ;

– célébrer les mariages, après avoir fait la

publication prescrite par la loi, et d’en

dresser acte ;

– constater les mariages coutumiers

et religieux et d’en dresser acte ;

– tenir les registres d’état-civil :

– veiller à la conservation des registres

courants et ceux des années antérieures

déposés aux archives du centre d’état-

civil et de délivrer à ceux qui ont le droit

de les requérir, des copies ou des extraits

des actes figurant sur le registre.
Article 7 : Pour tout acte dressé, l’officier d’état- civil a le devoir d’en donner lecture aux parties comparantes ou à leurs fondés de procurations et aux témoins.
Il doit inviter les signataires à prendre personnel-lement connaissance de l’acte afin d’éviter les risques d’erreur, notamment dans l’orthographe des noms.

 

Article 8 : Les chefs de village, de férick, les chefs de quartier des centres urbains et les gardiens des cimetières ont la qualité d’agents auxiliaires d’état-civil.
Ils doivent veiller à ce que les déclarations relatives aux naissances et aux décès soient régulièrement faites.
Ils signalent obligatoirement, chaque mois aux officiers d’état-civil du centre dont ils dépendent, les naissances et les décès survenus le mois écoulé: ce qui déclenchera la comparution devant l’officier d’état-civil des déclarants défaillants.

 

Article 9 : Dans les centres principaux, quatre catégories de registres sont tenus :

 

– un registre des naissances ;

– un registre des mariages ;

– un registre des décès ;

– un registre de constat de mariage

coutumier et/ou religieux.
Dans les centres secondaires, ne sont tenus que les registres des naissances, des décès et éventuel-lement le registre de mariage, conformément à l’article 5, alinéa 3 du présent décret.
Un arrêté du Ministre en charge d’état-civil précisera les modalités de la tenue des registres informatisés ainsi que celles de la transmission des volets n° 2 de ces registres.
Chapitre Il : DU STATUT D’AGENT D’ETAT-CIVIL


Article 10 :
Sont agents d’état-civil les personnes qui, nommées dans un emploi public permanent ou justifiant d’une parfaite honorabilité et possédant une instruction suffisante, concourent au fonctionnement du Service Public d’état-civil et à la production des actes y afférents.
Article 11 : Les fonctions d’agent d’état-civil sont pourvues par voie de détachement ou de mise à disposition auprès du Ministère en charge d’état-civil.
Les communes doivent, en cas de besoin, mettre à disposition le personnel qualifié nécessaire au fonctionnement normal du centre d’état-civil de leur ressort.

 

Article 12 : Les agents d’état-civil, avant d’entrer en fonction, prêtent serment devant la juridiction compétente sous le contrôle et la surveillance desquels est soumis leur centre d’état-civil en ces termes : «Je jure sur l’honneur et m’engage à remplir loyalement et fidèlement, conformément à la loi, les fonctions d’agent d’état-civil qui me sont conférées ».
Article 13 : Les agents d’état-civil perçoivent, en sus de leur salaire, une prime mensuelle d’incitation dont le montant est déterminé par le décret fixant le régime de rémunération des fonctionnaires de l’Etat tchadien.


Article 14
: Outre leurs concours au fonctionnement du service d’état-civil, les agents d’état-civil peuvent, sur délégation, exercer certains des pouvoirs dévolus aux officiers d’état-civil.

 

A cet effet, les officiers d’état-civil ont seuls, sous leur surveillance et leur responsabilité, le pouvoir de déléguer ces pouvoirs sous les conditions définies aux articles ci-après.

 

Article 15 : La délégation du pouvoir ne s’applique pas à la totalité des fonctions de l’officier d’état-civil mais à celles énumérées limitativement par arrêté ou décision portant délégation.

Article 16 : L’officier d’état-civil délégant peut restreindre, s’il le souhaite, la délégation à la réception de certains actes, ou même à la seule délivrance des copies.
Article 17 : L’arrêté ou la décision portant délégation sera transmis, pour information, au Gouverneur, au Préfet ou au sous-préfet et au Procureur de la République près le tribunal dans le ressort duquel se trouve la commune intéressée.
Article 18 : La délégation est nominative; elle peut être donnée pour une durée limitée et est toujours révocable.
L’arrêté ou la décision mettant fin à la délégation doit également être transmis au Gouverneur avec ampliation au préfet, au sous-préfet et au Procureur de la République.

 

Article 19 : Les agents d’état-civil délégués sont compétents pour constater les mariages coutumiers et religieux, recevoir les déclarations des naissances et des décès ainsi que pour dresser les actes correspondants et effectuer sur les registres de l’année en cours les mentions y afférentes.
Article 20 : Les agents d’état-civil délégués pour la réception des déclarations, la rédaction et la transcription des mentions en marge d’état-civil pourront valablement, sous le contrôle et la responsabilité de l’officier d’état-civil, délivrer toutes copies et extraits d’état-civil.
Article 21 : Les copies et extraits des actes d’état-civil délivrés par les agents délégués peuvent être revêtus de leur seule signature et n’ont pas, à la différence des actes d’état-civil originaux à être contresignés par l’officier d’état-civil qualifié.
Les mentions en marge peuvent valablement être portées et signées par les agents délégués sans être contresignés par l’officier d’état-civil.
Article 22 : Les agents d’état-civil n’ont pas compétence pour célébrer les mariages ou en dresser les actes, ni pour établir l’acte authentique de consentement des parents au mariage de leur enfant mineur, ni pour établir l’acte de reprise de la vie commune.
Chapitre III : DES OFFICIERS D’ETAT- CIVIL MILITAIRE EN CAS SPECIAUX


Article 23 :
En cas de guerre, d’expédition ou de stationnement des troupes tchadiennes en territoire étranger ou en occupation, en vertu d’accords intergouvernementaux ou de mandat à caractère international, les actes d’état-civil concernant les personnels des armées sont reçus par :
– l’officier chargé du Service de Fonds quand la formation comporte cet emploi et, dans le cas contraire, par le Chef de Corps, le Chef de service, le Commandant de l’unité formant corps ou de la formation dans les formations militaires ou aériennes

– les fonctionnaires de l’intendance, par les commissaires de l’air ou, à défaut, par leurs suppléants dans les quartiers généraux ou états-majors ;
– le prévôt ou l’officier qui en remplit les fonctions, pour le personnel militaire placé sous ses ordres et les détenus;
– les officiers chargés de l’administration et de la gestion de ces formations ou établissements et par les gérants d’annexes ou leurs suppléants dans les fonctions ou établissements sanitaires dépendant des armées.
– le Médecin chef ou son suppléant dans les formations hospitalières du service général ou les formations ordinaires et ambulantes.
Article 24 : Les officiers militaires énumérées ci-dessus sont également compétents pour recevoir et établir des actes d’état-civil concernant les militaires et les non-militaires dans les parties du territoire national ou, par suite de mobilisation ou d’état de siège, le service d’état-civil n’est plus régulièrement assuré.
Article 25 : Les actes reçus par les officiers d’état-civil militaires désignés à l’article 23 sont consignés sur le registre des actes d’état-civil.
Les registres concernant les militaires sont également utilisés pour l’enregistrement des actes d’état-civil des non militaires dans les conditions prévues à l’article 24 ci-dessus.
Article 26 : Pour garantir l’authenticité, les registres des actes d’état-civil sont côtés et paraphés par :
– le Chef d’état-major ou l’officier désigné pour en remplir les fonctions dans les quartiers généraux et états-majors ;

 

– les Chefs de corps, les Chefs de service, Directeur de service, les Commandants d’unité formant corps ou à commandement distinct ou par les Médecins chefs des formations sanitaires dans les centres de formation.

 

Article 27 : Dès la cessation des circonstances prévues aux articles 23 et 24 ci-dessus, les registres sont clos et adressés au Ministre en charge de la Défense Nationale qui les transmettra au Ministre chargé d’état-civil pour être déposés aux archives.
Article 28 : Lorsqu’un mariage doit être célébré dans l’une des circonscriptions prévues à l’article 23 ci-dessus, les publications sont faites au lieu du dernier domicile du futur époux. En outre, un (01) mois avant la célébration du mariage, elles sont portées à l’ordre du jour du corps ou de l’unité formant corps à laquelle appartient l’intéressé et à l’ordre du jour de l’armée, du corps d’armée ou de la division, pour les officiers sans troupe et pour les personnels employés dans ces organes.

Le défaut de publication au lieu du dernier domicile du futur époux pour cas de force majeure, ne peut constituer un empêchement au mariage. Dans ce cas, la publication o lieu dès que les circonstances le permettent. Le délai d’opposition prévu à l’article 35 de la loi sur l’état-civil court à partir de la date effective de publication.
Article 29 : Les officiers d’état-civil militaires désignés à l’article 23 ci-dessus sont compétents pour dresser les actes de consentement au mariage sans comparution personnelle des militaires des forces armées tchadiennes employées aux opérations du maintien de l’ordre, et de pacification hors du territoire national.
Ces actes de consentement doivent être établis en brevet.
Dans tous les cas où l’acte n’est pas établi par un intendant militaire, un Commissaire de l’air, il doit être obligatoirement légalisé par un fonctionnaire de l’intendance ou un Commissaire de l’air.
Chapitre IV : DES MODALITES DE CONTRÔLE ET DE SURVEILLANCE D’ETAT-CIVIL.


Article 30 :
Conformément aux dispositions de la loi sur l’état-civil, le fonctionnement du service public d’état-civil ainsi que l’exercice des fonctions des officiers et agents d’état-civil sont placés sous la surveillance et le contrôle des autorités judiciaires.

 

Article 31 : Les Procureurs de la République sont investis du pouvoir de contrôle et de surveillance du service d’état-civil. De ce fait, ils sont tenus de visiter au moins une fois par an et chaque fois qu’ils l’estiment nécessaire, les centres d’état-civil situés dans le ressort de leur juridiction. Ils doivent :
– s’assurer que les registres sont côtés et paraphés ;

– s’assurer de la bonne tenue des registres de l’année en cours ;

– s’assurer que les prescriptions légales en matière d’état-civil sont correctement appliquées ;

– vérifier que les registres des années antérieures sont classés et conservés dans des meilleures conditions ;

– vérifier l’état des registres et en dresser procès-verbal avant leur transmission au Ministère en charge d’état-civil.
Article 32 : Une mention de cette inspection est faite sur les registres en cours de chaque catégorie d’actes. Elle est inscrite sur la feuille réservée à l’acte suivant immédiatement le dernier acte inscrit. Cette mention doit comporter une appréciation générale de la tenue des registres. Elle est suivie de la date de signature et du sceau du Procureur. Les parties de la feuille non consacrées à la mention sont bâtonnées.
Article 33 : Les procureurs de la République peuvent désigner, pour effectuer la vérification des registres d’état-civil, un ou plusieurs substituts ou Juge de paix.
A chaque inspection, le Procureur de la République adresse par écrit à l‘officier d’état- civil ses observations ou les infractions constatées en visant les articles de la loi violés.
Article 34 : En cas d’irrégularités ou de négligences dans la tenue des registres ou de manquement aux prescriptions sur l’état-civil, il appartient aux Procureurs de la République d’adresser aux officiers d’état-civil les injonctions nécessaires, propres à les régulariser ou à les réparer.

 

Si la gravité de ces erreurs ou négligences commises est de nature à exposer les intéressés à des réparations civiles ou à des sanctions pénales, les Procureurs doivent engager, sans délai, des poursuites à leur encontre.
Article 35 : Le rapport de vérification est envoyé sans délai au Ministre de la Justice avec copie aux autorités de tutelle concernées.
Chapitre V : DES DELAIS DE CLÔTURE

ET DE TRANSMISSION DES VOLETS N° 2

DES REGISTRES D’ETAT-CIVIL
Article 36 : Les registres sont clos et arrêtés par l’officier d’état-civil à la fin de chaque année au 31 décembre. Un procès-verbal de clôture des registres est dressé, et doit énoncer le nombre des actes inscrits et rédigés sur chaque registre immédiatement après le dernier acte sans laisser de blanc.
Article 37 : Au courant du mois de janvier au plus tard le 31, l’officier d’état-civil transmet au Procureur de la République près la Juridiction compétente les volets n°2 des registres et des pièces annexes de l’année écoulée.
Le Procureur de la République procède à la vérification des volets n° 2 et des pièces annexes, lI dresse un procès-verbal, et transmet l’ensemble des documents vérifiés au Ministère en charge d’état-civil au plus tard le 31 mars de l’année suivant la clôture.
Article 38 : Pour les agents diplomatiques et consulaires, les mêmes prescriptions de clôture des registres édictées à l’article 36 sont applicables.
Toutefois, dans le même délai, c’est-à-dire au plus tard le 31 Janvier, ils doivent adresser les volets n°2 des registres au Ministre chargé des Affaires Etrangères qui en assure la transmission au Procureur Général près la Cour d’Appel de N’DJAMENA.
Le Procureur Général procède à la vérification des volets n° 2 et pièces annexes puis, les transmet au Ministre en charge d’état-civil au plus tard le 31 mars de l’année en cours.

Chapitre VI : DES COÛTS DE DELIVRANCE DES COPIES ET EXTRAITS DES ACTES D’ETAT-CIVIL.


Article 40 :
La délivrance des actes d’état-civil est gratuite. Mais les copies et les extraits sont soumis au droit de timbre.
Article 41 : Les droits de délivrance des copies des actes d’état-civil, des certificats administratifs et les droits de légalisation des signatures dans les sous-préfectures, les communes et les communautés rurales, sont fixés comme suit :
1°/Dans les communes
– pour chaque copie d’un acte de naissance, de décès, de mariage :

. le taux est de 300 francs CFA.
. pour chaque certificat de vie, d’entretien, de non inscription sur le registre d’état-civil, de célibat, de non remariage, de non concubinage, de non divorce, de non séparation de corps, de domicile :

. le taux est de 600 francs FCFA.
– pour chaque légalisation de signature :

. le taux est de 500 francs CFA.
2°/Dans les communautés rurales :
– pour chaque copie d’un acte de naissance, de décès, de mariage :

. le taux est de 150 francs CFA ;
– pour chaque certificat de vie, d’entretien, de non inscription sur le registre d’état-civil, de célibat, de non remariage, de non concubinage, de non divorce, de non séparation de corps, de domicile :

. le taux est de 300 francs CEA.

3°/Dans les sous-préfectures :
– pour chaque copie d’un acte de naissance, de décès, de mariage :

. le taux est de 300 francs CFA ;
– pour chaque certificat de vie, d’entretien, de non inscription sur le registre d’état-civil, de célibat, de non remariage, de non concubinage, de non divorce, de non séparation de corps, de domicile:

. le taux est de 600 francs FCFA.
-pour chaque légalisation de signature :

. le taux est de 500 francs CFA.

 

Article 42 : Les conseils municipaux et les conseils ruraux arrêtent par délibération les taux applicables dans leur ressort, dans les limites fixés à l’article 41 du présent décret.
Les taux applicables feront l’objet d’une publication par voie d’affiche devant les bureaux d’état-civil.
Chapitre VII : DES SANCTIONS
Article 43 : Les officiers d’état-civil sont civilement, disciplinairement et pénalement responsables des fautes et négligences commises dans l’exercice de leurs fonctions.
De même, toute personne qui a sciemment formulé des assertions inexactes à l’occasion d’une des déclarations à l’état-civil prévues par la présente loi, est passible d’une amende de allant de 50 000 F CFA à 500.000 F CFA et d’une peine allant de trois (03) mois à un (01) an d’emprisonnement ou de l’une de ces deux peines seulement.
Article 44 : Sont punis des peines prévues aux articles 189, 191 et 192 du Code Pénal, les officiers et/ou agents d’état-civil qui auront sciemment enregistré de fausses déclarations.
Article 45 : Les infractions aux dispositions des articles 10, 25, 27, 32 et 35 de la loi n° 008/PR/13 du 10 Mai 2013, sont punies d’une amende de 25.000 à 50.000 F CFA.
Article 46 : Le non respect du délai prescrit pour la transcription des actes et mentions y afférentes, la mauvaise tenue, perte ou destruction volontaire des registres, ainsi que la non-transmission des registres fait encourir à l’officier d’état-civil une peine d’amende allant de 50.000 à 100 000 F CFA.
Article 47 : Sous réserve des dispositions de l’article 50 de la loi n° 008/PR/13 du 10 mai 2013, l’officier d’état-civil ou l’autorité compétente qui ayant connaissance d’un décès, s’abstient de délivrer l’autorisation d’inhumer, est passible des peines prévues à l’article 117 du Code Pénal.
Chapitre VIII : DES DISPOPSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES


Article 48 :
Les dispositions du présent décret feront chaque fois que nécessaire l’objet d’Arrêtés particuliers de mise en application du Ministre en charge de l’état-civil.

 

Article 49 : En attendant la mise en place des communautés rurales, la compétence des conseils ruraux en matière d’état-civil est dévolue aux sous-préfets.
Article 50 : Le Ministre en charge d’état-civil est chargé de l’application du présent décret qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, prend effet pour compter de la date de sa signature, sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République.

 

N’DJAMENA, le 06 mars 2015

 

IDRISS DEBY ITNO

 
Article 39 : Les volets n° 2 et les annexes sont conservés, après vérification et exploitation, aux archives du Ministère en charge d’état-civil.

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